ملف الموظف هو المرجع الأساسي لكل قرار يخصه، ومن السهل أن يتحول مع الوقت إلى مستندات متفرقة بين مجلدات وأجهزة مختلفة. وعندما تكون الملفات غير مكتملة، يتأخر استخراج المعلومة، وتزداد احتمالات الخطأ في الرواتب والإجازات والتقارير. وهذه قائمة عملية لتنظيمه.
أولاً، حدد محتوى الملف الموحد: بيانات التعريف والاتصال، وعقد العمل وملحقاته، والوصف الوظيفي، ووثائق التعيين والمؤهلات. ويفضل إعداد قائمة تحقق مكتوبة بهذه المستندات تستخدم مع كل موظف جديد، فيصبح لكل موظف ملف بالهيكل نفسه، ويسهل التحقق منه ومقارنته.
ثانياً، أضف السجلات التي تتغير مع الزمن: تقييمات الأداء، والدورات التدريبية، والترقيات والنقل، والإجازات، وأي إجراءات تأديبية أو شهادات تقدير. ويجب أن يُضاف كل مستند جديد إلى الملف في وقت قريب من صدوره حتى لا تتراكم المستندات غير المؤرشفة.
ثالثاً، حدد مستويات الاطلاع: من يحق له رؤية كل جزء من الملف، وافصل المعلومات الحساسة في قسم مقيّد. ومن المفيد تسجيل من اطلع على الملفات الحساسة ومتى.
رابعاً، وحّد تسمية الملفات والمجلدات وتواريخ التحديث، وكلّف مسؤولاً بمراجعة اكتمال الملفات دورياً مع قائمة بالمستندات الناقصة لكل موظف. ويُنصح بإجراء مراجعة شاملة مرة واحدة على الأقل في السنة.
خامساً، حدد مدة الاحتفاظ بالمستندات وآلية أرشفتها أو إتلافها، وتأكد من متطلبات الاحتفاظ المنطبقة لدى مستشار قانوني مختص. وعندما تنتقل الملفات إلى نظام رقمي يصبح ضبط هذه الخطوات ومتابعتها أسهل. وفي كل الأحوال، يبقى الهدف أن يجد المسؤول المعلومة الصحيحة بسرعة، وأن يعرف الموظف أن بياناته محفوظة بعناية.